Processcoordinator

Procescoördinator (full-time)

Werklocatie
Noord Holland

Teamsamenstelling
Rapporteert aan Manager Procesbeheersing. De verantwoordelijkheden ten aanzien van 1e-lijnskeuringen zijn expliciet gescheiden van 2elijnskeuringen onder verantwoordelijkheid van de procescoördinator. Kan ten aanzien van het PMI zo nodig direct in overleg treden met de Projectdirectie en de beheerder PMI.

Doel van de rol
Als procescoördinator zorg je voor een vlot lopende machine – de smeerolie om alles soepel te laten verlopen. Het project moet beheersbaar blijven en projectbeheersing is hiervoor een belangrijke pilaar.
Je bent betrokken bij het verder inrichten van een project tot het moment van oplevering aan opdrachtgever en overdracht aan onderhoud. Het gaat namelijk niet alleen maar om het afvinken van een checklist en het opstellen van voortgangsrapportages. Projectbeheersing betekent het neerzetten van strakke structuren en processen waardoor we duidelijkheid en transparantie creëren. Voor je collega’s én voor opdrachtgevers.
Projectbeheersing is ondersteunend aan ontwerp, bouw tot aan onderhoud van het project. Uiteindelijk levert projectbeheersing bij aan uniformiteit in werkwijzen en voorspelbaarheid richting alle betrokken partijen. Als procescoördinator acteer je als spin in het web. Dat zorgt ervoor dat er altijd sprake is van dynamiek in je werkzaamheden.
Je bent verantwoordelijk voor het inrichten, uitvoeren en optimaliseren van de integrale projectprocessen. Je moet in staat zijn om de vraag van de interne en externe klant te begrijpen en efficiënt uit te voeren. Je werkt aan processen op het gebied van onder meer kwaliteitsmanagement (QA/QC), werkpakketmanagement en af- en opleveren.
Onze rol kenmerkt zich dat jij als procescoördinator breed geïnteresseerd bent en juist centraal staat tussen de verschillende processen, teams, disciplines en de opdrachtgever. Doel van je rol is om het inzicht in het projectverloop te vergroten en waar nodig kan worden bijgestuurd.

Werkzaamheden
Ondersteunen van de Manager Procesbeheersing bij de opzet, implementatie en het beheer van het projectmanagementsysteem (PMI) binnen het project. Zekerstellen van deze implementatie door (doen) uitvoeren van controles op de naleving van het kwaliteitssysteem, waaronder onafhankelijke steekproefkeuringen op productkwaliteit (2e-lijnskeuringen).
• Veiligheid Signaleert en meldt onveilige situaties en (bijna) ongevallen. Houdt zich aan de afspraken en committeert zich aan de safety principes en life saving rules zoals beschreven in het programma say YES to safety. Ondersteunen bij implementeren van de beleidsrichtlijnen.
• Coördinatie Coördineren van en bijdragen aan de totstandkoming en het beheer van het project specifieke PMI. Coördineren en mede uitvoeren van interne audits, procestoetsen en 2e-lijnskeuringen. Implementeert projectmanagement op operationeel niveau (werkpakketniveau) binnen de projectorganisatie en waarborgt dat de processen worden nageleefd, om sturing op KPI’s mogelijk te maken. Daarbij stuurt hij op het beheersen van de faseovergangen.
• Kwaliteit Beoordelen en verifiëren in– en externe kwaliteitsdocumenten. Monitoren van aan product-, proces en systeemkwaliteit gerelateerde processen voor wat betreft de voortgang op KPI’s. Analyseren en bewaken van de opvolging van afwijkingen. Opstellen, bewaken en doorvoeren van acties uit verbeterplannen met betrekking tot het PMI.
• Projectmanagementsysteem Infra (PMI) Inrichten van het project specifieke PMI en dit beheren en onderhouden op een manier die optimaal aansluit bij de eisen uit het contract met de opdrachtgever en de wensen van de gebruikers. Zorgdragen dat het PMI geschikt is voor het verkrijgen en behouden van certificeringen waaronder ISO 9001, ISO 15288 en ISO 15504. Bijdragen aan het Project Management Plan en opstellen van het Kwaliteitsmanagementplan. Bijdragen aan en bewaken van de totstandkoming van overige deelmanagementplannen . Toezien op navolging door de projectmedewerkers van de in het PMI beschreven processen daarbij ondersteuning verlenen waar nodig. Daarmee zekerstellen dat wordt voldaan aan het PMI .
• Monitoren en bijsturen Stelt maatregelen c.q. aanpassingen vast ten aanzien van het auditplan in samenhang met actuele risico’s, die worden gedetecteerd vanuit interne audits, procestoetsen en trends in 1e–lijnskeuringen (input Keuringscoördinator) en 2e-lijnskeuringen. Project Managementsysteem Infra Procescoördinator 2 Datum 12-2-2020 ROLbeschrijving In overleg treden met de Keuringscoördinator bij conflicterende resultaten uit 1e– en 2elijnskeuringen. Bij escalatie wordt een besluit over wel of niet ingrijpen genomen binnen de lijnorganisatie op het niveau Hoofduitvoerder, zo nodig Projectmanager. Terugkoppelen eventuele verbeterpunten inzake het PMI aan de Kwartiermaker van de aannemer. Bewaking van werken conform Kwaliteitsmanagementplan. Opereert onafhankelijk binnen het team en maakt in geval van strijdige belangen een integrale keuze die “best for project” is. Kennis van, en affiniteit met, alle fasen en processen van de binnen het project voorkomende werkzaamheden zijn hierbij van belang voor een open en integrale benadering.
• Audits en Evaluaties Stelt een integraal en risico gestuurd auditplan op voor het project en voert vervolgens periodiek deze audits uit, zowel intern als bij onderaannemers en leveranciers. Hij/zij bespreekt de bevindingen uit deze audits met de direct betrokkenen t.b.v. de interne bewustwording. Plannen en uitvoeren diverse evaluaties (o.a. proces– en prestatiemetingen) en daarbij zekerstellen dat belangrijke bevindingen worden meegenomen.
• Rapportage In overleg met de Projectdirectie periodiek de project-managementreview vaststellen, gezamenlijk de effectiviteit van het PMI op het project beoordelen en zo nodig verbetermaatregelen formuleren. Informatie over voortgang en resultaten van audits, toetsen en 2e-lijnskeuringen periodiek rapporteren. Periodiek inventariseren van trends in afwijkingen, audits, toetsen en 2e-lijnskeuringsresultaten.
Selectiecriteria
• Opleidingsniveau en -richting: hbo of wo werk- en denkniveau in een bedrijfskundige, civiele, weg- en waterbouw of bouwkundige richting Must
• Minimale jaren werkervaring in vergelijkbare rol: minimaal 3 jaar werkervaring in een soortgelijke rol bij een aannemer op civiele of wegenprojecten, of je hebt vanuit een ingenieursbureau samengewerkt met een aannemer en je wilt graag een stap naar ons maken Must
• Je hebt ervaring met procesbeheersing, zoals werkpakket- en kwaliteitsmanagement Must
• Kennis van ISO normeringen, waaronder de normen ISO 9001, 15288 en 15504 Must
• Benodigde certificaten: GPI, VCA Must
• Diepgaande kennis van het projectmanagementsysteem Infra (PMI) Must
• Affiniteit met de verschillende aspecten en processen in het project Must
• Taal: Nederlands Must
Competenties
• Je bent klantgericht en sterk gericht op samenwerking. Je bent sterk in probleemanalyses en voortgangsbewaking.
Voorwaarden
• Intentie tot overname: Nee
• Zzp'ers komen wel in aanmerking.
• All-in tarief.